ISO

IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008

dilingkungan inspektorat jenderal kementerian perindustrian

{ Makalah diajukan untuk melengkapi tugas mata kuliah manajemen operasi internasional }

 

Oleh

FERIYANTO

NPM: 41183402090012

 

 

 

 

 

 

 

Program S-1

Jurusan Manajemen

 

UNIVERSITAS ISLAM “45”

FAKULTAS EKONOMI

BEKASI

2012

KATA PENGANTAR

 

Bismillaahirrohmaanirrohim,

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, taufiq, hidayah serta inayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas ini yaitu membuat makalah Manajemen operasi internasional dengan judul ”Implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008” yang disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah manajemen operasi internasional.

Pada kesempatan ini tidak lupa saya sampaikan terima kasih kepada Bpk. Ir. Jamalludin Harahab, SE.,Msi.  selaku dosen ”MOI” yang telah memberikan tugas yang bermanfaat kepada saya. Terima kasih kepada seluruh pihak yang mendukung penyelesaian makalah ini, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan paper ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangan. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun dari semua pihak guna kesempurnaan makalah berikutnya.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bekasi,                         2012

DAFTAR ISI

 

 

KATA PENGANTAR                                                                                                   2

DAFTAR ISI                                                                                                                   3

BAB I PENDAHULUAN

  1. Latar Belakang                                                                                                      4
  2. Perumusan masalah                                                                                               5

BAB II PEMBAHASAN

  1.  Prinsip manajemen mutu                                                                                      6
  2. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 di Lingkungan

Inspektorat Jenderal Kementerian Perindustrian                                                  10

  1.  Penerapan SMM ISO 9001:2008 sebagai bentuk pelaksanaan

system pengendalian intern                                                                                   7

 

BAB III PENUTUP

  1. Kesimpulan                                                                                                           19

 

DAFTAR PUSTAKA

 

 

 

 

 

 

BAB I

PENDAHULUAN

Sejak  beberapa  tahun  terakhir  kita  melihat fenomena menarik  di  sekitar  instansi  pemerintah, yaitu maraknya instansi pemerintah  mengimplementasikan  Sistem  Manajemen  Mutu  ISO  9001:2008.   Padahal  sistem  manajemen  tersebut  tadinya  hanya  diburu  oleh  kalangan  swasta,  suatu  hal  yang  dapat  kita  maklumi  mengingat  organisasi  swasta  umumnya  adalah  pelaku  bisnis  yang harus  berorientasi  kepada  konsumen  atau  pelanggan.  Pelaku  bisnis  sudah  seharusnya  mengantisipasi  tuntutan  dan  perilaku  konsumen  dengan  mengimplementasikan  Sistem  Manajemen  Mutu  ISO  9001:2008  karena  segala  aspek  yang  terkandung  dalam  implementasi ISO adalah berorientasi kepada  kepuasan pelanggan.Lalu  apa  kaitannya  dengan  instansi  pemerintah?  Konon  prinsip-prinsip  yang  terkandung  dalam  sistem  manajemen  mutu  punya  korelasi  dengan  upaya  mewujudkan  tata  kelola  pemerintahan  yang  baik  (good governance),  sementara  kita  pun  mafhum bahwa  tuntutan  terwujudnya good  go-vernance   merupakan  kehendak  rakyat  yang tak boleh ditawar.Tentu kita gembira jika banyak instansi pemerintah  mengimplementasik an  ISO 9001:2008.  Namun  catatan  kritis  perlu disuarakan:  jangan  sampai  implementasi  itu hanya  hangat-hangat  tahi  ayam,  ketika sertifikat  telah  diperoleh  ia  hanya  jadi penghias dinding ruangan. mengetengahk an  fenomena  marak nya instansi  pemerintah  memburu  Sertifikasi  ISO 9001:2008  sebagai  laporan  utama.

ISO 9001 merupakan standard internasional  yang  mengatur  tentang  sistem  manajemen mutu. Tadinya kita mengenal ISO  9001:2000,  yang  berarti  sistem  manajemen  mutu  ISO  9001  yang dikeluarkan  pada  tahun  2000. Namun setelah direvisi pada tahun 2008,  istilahnya  berubah  menjadi  ISO  9001:2008.  Standard  internasional  tersebut  dikelola  oleh sebuah organisasi yang bernama International Organization for Standardization yang bermarkas  di  Geneva,  Swiss.  Organisasi  ini didirikan  pada  23  Februari  1947  dengan jumlah anggota saat ini lebih dari 147 negara. Setiap negara diwakili oleh badan  standardisasi nasional.

 

 

  1. Perumusan Masalah

 

1)      Fokus  utama  ISO  adalah  untuk  kepuasan pelanggan, hal ini menunjukkan penerapan ISO yang lebih dibutuhkan oleh perusahaan swasta.  Bagaimana  kita  melihat  ISO  dari sudut pandang instansi pemerintah?

2)      Apakah  ada  kaitannya  implementasi  ISO dengan pengendalian intern suatu instansi?

3)      Apakah  implementasi  ISO  9001:2008  di sektor  pemerintah  berhubungan  dengan tata kelola pemerintahan yang baik?

4)      Apakah kepuasan  pelanggan  bisa  dianalogikan kepuasan publik?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB II

PEMBAHASAN

  1. Prinsip Manajemen Mutu

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008  berorientasi  pada  delapan  prinsip manajemen  mutu  yang  bertujuan  untuk mengimprovisasi  kinerja  sistem  agar  proses y a n g   berlangsung tetap fokus pada  “perbaikan  berkelanjutan  yang  efektif”.  Mari kita  simak  delapan  prinsip  manajemen  mutu tersebut.Prinsip  pertama  adalah  fokus  pada pelanggan (customer focus). Melalui prinsip ini maka  semua  aktivitas  perencanaan  dan penerapan  sistem  semata-mata  ditujukan untuk  memuaskan  pelanggan.  Pada  instansi pemerintah,  pelanggan  dalam  hal  ini  dapat dianalogikan dengan publik atau stakeholder. Ini  berarti  instansi  pemerintah  yang  telah memperoleh  sertifikasi  ISO  9001:2008,  maka  sudah  seharusnya  aparat  birokrasi  yang berada  di  dalamnya  akan  selalu  fokus memberikan  pelayanan  prima  kepada  publik atau stakeholdernya masing-masing. Berikutnya adalah prinsip ke-pemimpinan  (leadership).  Melalui  prinsip  ini top management  berfungsi  mengawal implementasi  sistem  yang  berlaku  dalam organisasi  agar  dilaksanakan  oleh  seluruh elemen  organisasi.  Dalam  hal  ini  komitmen dari top  management  maupun  jajaran  aparat organisasi mutlak dipegang teguh.Prinsip selanjutnya adalah keterlibatan semua  orang,  di  mana  seluruh  anggota  or-ganisasi  harus  terlibat  dalam  melaksanakan sistem  manajemen  mutu  sesuai  tugas  dan fungsinya masing-masing, dengan senantiasa melakukan  yang  terbaik  dan  membuktikan kinerjanya memang layak dan berkualitas. Sistem manajemen mutu juga  menganut  prinsip  pada  pendekatan  proses. Prinsip  ini  menekankan  bahwa  aktivitas implementasi  sistem  selalu  mengikuti  alur proses  yang  terjadi  dalam  organisasi,  yang terwujud dalam standar operasional prosedur yang  berlaku.  Di  samping  itu  implementasi sistem  berorientasi  pada  proses  manajemen.  Pola  pengelolaan  manajemen  bertujuan memperbaiki cara dalam menghilangkan akar  penyebab masalah dan melakukan perbaikan berkelanjutan  untuk  menghilangkan  potensi masalah. Perbaikan berkelanjutan   yang juga merupakan  prinsip  sistem  manajemen  mutu   merupakan  jiwa  dari  implementasi  ISO 9001:2008.

Prinsip  lainnya  adalah  pengambilan keputusan  didasarkan  pada  fakta  dan  data yang  ada.  Setiap  keputusan  dalam  meng-implementasikan  sistem  harus  didasarkan pada  fakta  dan  data,  dan  harus  dihindarkan pengambilan  keputusan  yang  “semau  gue”. Terakhir adalah prinsip kerja sama yang saling menguntungkan  dengan  pemasok (supplier). Di  sini  perlu  ada  kesadaran  bahwa supplier bukanlah  pembantu  melainkan  mitra  usaha dengan pola usaha saling menguntungkan.Prinsip -prinsip  manajemen  mutu tersebut  harus  diimplementasikan  dengan nyata oleh suatu organisasi atau instansi yang berkehendak  memperoleh  sertifikasi  ISO 9001:2008.

Dari Swasta ke Instansi PemerintahBeberapa  tahun  terakhir  bukan  hanya kalangan  swasta  yang  “memburu”  Sertifikat ISO  9001:2008.  Instansi  pemerintah  pun  takmau  ketinggalan  ingin memperoleh  pengakuan terhadap kualitas manajemennya melalui implementasi ISO 9001:2008 .Tuntutan  terhadap  tata  kelola  pemerintahan yang baik (good governance) agaknya menjadi alasan  bagi  sejumlah  instansi  pemerintah memperoleh Sertifikat ISO 9001:2008. Dan itu merupakan  sebuah  keniscayaan  mengingat prinsip-prinsip  manajemen  mutu  yang terkandung dalam ISO merupakan bagian dari tata kelola pemerintahan yang baik .

Disamping  itu  prinsip-prinsip  tersebut  juga mengandung unsur pengendalian intern bagi suatu organisasi.Bahwa  prinsip-prinsip  manajemen mutu yang terkandung dalam ISO merupakan bagian  dari  tata  kelola  pemerintahan  yang baik,  dibenarkan   oleh    Nikson   PS,   seorang konsultan  ISO  9001:2008  dari  PT.  SPRINT, sebuah perusahaan  yang  bergerak   di bidang  konsultansi ISO di Jakarta. Nikson  PS  me-nyatakan bahwa  banyaknya instansi  pemerintah  menerapkan  sistem  manajemen mutu ISO 9001:2008  menunjukkan pemerintah sudah mulai menyadari pentingnya sistem manajemen mutu tersebut untuk membantu pengelolaan manajemen di instansi  masing-masing.  Hal  itu  dikarenakan ada tuntutan dan keinginan pemerintah untuk melakukan perubahan atau reformasi  birokrasi  serta  terwujudnya good  governance pada  masing-masing  instansi  pemerintah. Untuk  mewujudk an  tuntutan  tersebut dibutuhkan alat atau tools yang baik, yaitu ISO 9001:2008.Berkaitan  dengan  maraknya  instansi pemerintah  memperoleh  sertifikasi  ISO 9001:2008, banyak satuan kerja atau unit kerja di  lingkungan  Kementerian  Perindustrian yang  telah  memperoleh  sertifikat  tersebut. Beberapa  di  antaranya  adalah  Inspektorat Jenderal,  Biro  Keuangan,  Balai  Besar  Bahan dan  Barang  Teknik  Bandung,  Baristand Palembang,  Balai  Diklat  Industri  Yogyakarta, Sekolah  Menengah  Teknologi  Industri  (SMTI) Yogyakarta  dan  puluhan  unit  kerja  lainnya. Bagi  unit-unit  kerja  yang  berhubungan langsung dengan kepentingan publik seperti balai  besar,  balai  riset  dan  standardisasi,  unit pendidikan  maka  penerapan  ISO  agaknya memang menjadi keharusan karena tugas dan fungsinya  sebagai  pelayan  publik;  di  mana mereka memang dituntut untuk memberikan pelayanan  prima  demi  kepuasan  pelanggan (publik). Lalu bagaimana dengan satuan kerja atau unit kerja yang tugas dan fungsinya tidak berhubungan langsung dengan publik? Walaupun tidak berhubungan langsung  dengan  pelayanan  publik,  pada dasarnya merupakan keniscayaan jika instansi pemerintah dapat menerapkan dan mensertifikasik an  organisasinya  sesuai standar  ISO  9001:2008.

Organisasi  yang menerapkan  prinsip-prinsip  manajemen mutu  sebagaimana  terkandung  dalam  ISO9001:2008 secara konsisten niscaya akan lebih baik dan berkembang serta lebih efektif dalam pelaksanaan  kegiatannya .Tata kelola pemerintahan  pun  akan  berjalan  lebih  baik, karena  melalui  sistem  manajemen  mutu  ISO maka  organisasi  atau  instansi  bersangkutan akan  selalu  melakukan  perbaikan  ber-kelanjutan.  Sistem  pengendalian  intern  juga akan lebih mudah diimplementasikan karena prinsip-prinsip yang terkandung di dalamnya juga  terelaborasi  dalam  sistem  manajemen mutu ISO.Inspektorat  Jenderal  Kementerian Perindustrian  selaku  aparat  pengendalian intern pemerintah memperoleh Sertifikat ISO 9001:2008  per tengahan  Oktober  2008. Gagasan untuk mengimplementasikan sistem manajemen  mutu  ISO  9001:2008  muncul seiring  dengan  kehendak  untuk  melakukan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Perindustrian,  mewujudkan good  governance serta  perubahan  paradigma  pengawasan.Oleh  karena  itu  kebijakan    mutu    yang ditetapkan  adalah  menjadi  penjamin  mutu kegiatan  bagi  pemangku  kepentingan (stakeholder)  melalui  pengawasan  yang ditetapkan  adalah  menjadi  penjamin  mutu kegiatan  bagi  pemangku  kepentingan (stakeholder)  melalui  pengawasan  yang efektif  dengan  komitmen  penerapan  ISO 9001:2008.Walaupun  kebijakan  mutu  tersebut belum seluruhnya tercapai namun paling tidak di mata stakeholder menilai adanya kemajuan dan  perbaikan  kinerja  Inspektorat  Jenderal, khususnya  yang  berkaitan  dengan  tugas pengawasan. Ini dapat dilihat dari hasil survei kepuasan  pelanggan  yang  dilakukan  pada tahun  2010  lalu,  dimana  66,51  %  dari  182 responden  menyatakan  sangat  puas  dengan pelaksanaan  pengawasan  yang  dilaksanakan oleh  Inspektorat  Jenderal  Kementerian Perindustrian,  29,24%  menyatakan  puas  dan sisanya menyatakan kurang dan belum puas.Harapan agar organisasi dapat berjalan dengan  efektif  dan  berkualitas  tentu  sangat didambakan oleh setiap top management.

Berkaitan  dengan  penerapan  sistem  manajemen mutu pada instansi pemerintah, Abdillah Benteng, Kepala Balai Diklat Industri Yogyakarta – yang baru saja  memperoleh  Sertifikat  ISO  9001:2008 , menyatakan bahwa instansinya menerapkan  sistem  manajemen  mutu  ISO  9001:2008  dimaksudkan sebagai alat untuk memperbaiki mutu pelayanan kepada  para  pelanggan  atau  stakeholder, khususnya  yang  berkaitan  dengan  kebutuhan akan  pendidikan  dan  pelatihan  (diklat).  Agar maksud  dan  tujuan  tersebut  dapat  tercapai dengan  efektif  maka  disusun  sasaran  mutu  yang harus dicapai, yaitu: meningkatkan kesadaran dan disiplin  kerja  pegawai,  merealisasikan  program diklat  tepat  sasaran  sesuai  dengan  rencana, m e n i ngkatkan tertib administrasi secara berkesinambungan  ser ta  mengoptimalk an perawatan  dan  pengembangan  sarana  dan prasarana yang dimiliki.Pada  sisi  lain,  Yulius  Sarjono  Eddy,  yang ditunjuk  sebagai  Wakil  Manajemen  menyatakan bahwa  dengan  sertifikasi  ISO  maka  kinerja organisasi dapat ditingkatkan karena adanya SOP yang  menjadi  pedoman  pelaksanaan  kegiatan. Awalnya  yang menjadi tantangan dalam  pelaksanaan  ISO  ini  adalah  perubahan  kebiasaan bagi  semua  pegawai.  Namun  seiring  berjalannya waktu  dan  adanya  komitmen  yang  kuat  dari pimpinan  dan  seluruh  pegawai,  maka  proses adaptasi  dapat  berlangsung  dengan  baik  dan pelaksanaan  ISO  tidak  lagi  dirasakan  sebagai beban.

Keberhasilan mengimplementasik a n  sistem  manajemen  mutu  ISO  9001:2008  secara berkelanjutan  niscaya  akan  mengubah  wajahbirokrasi pemerintah di mata masyarakat menjadi lebih baik. Faktor terpenting dari pengimplementasian  tersebut  hanya  ada  pada niat  tulus  dan  komitmen  dari top  management serta seluruh jajaran aparat birokrasi yang terlibat di  dalamnya.  Juga  integritas  dan  kerja  keras.  Jadi bukan  hanya  sekedar  basa-basi,  atau  hanya sekedar  memperleh  sertifikat  untuk  dipajang  di dinding  sebagai  penghias  ruangan  kantor. (Edwardsyah  Nurdin/Dyan  Garneta  PS/Zita  Tessa Rahayani). Berkaitan  dengan  penerapan  sistem  manajemen mutu pada instansi pemerintah, Abdillah Benteng, Kepala Balai Diklat Industri Yogyakarta – yang baru saja  memperoleh  Sertifikat  ISO  9001:2008  pada petengahan Juli lalu – kepada SOLUSI menyatakan bahwa  instansinya menerapkan  sistem  manajemen  mutu  ISO  9001:2008  dimaksudkan sebagai alat untuk memperbaiki mutu pelayanan kepada  para  pelanggan  atau  stakeholder, khususnya  yang  berkaitan  dengan  kebutuhan akan  pendidikan  dan  pelatihan  (diklat).  Agar maksud  dan  tujuan  tersebut  dapat  tercapai dengan  efektif  maka  disusun  sasaran  mutu  yang harus dicapai, yaitu: meningkatkan kesadaran dan disiplin  kerja  pegawai,  merealisasikan  program diklat  tepat  sasaran  sesuai  dengan  rencana, meningkatkan tertib administrasi secara  berkesinambungan  ser ta  mengoptimalk an perawatan  dan  pengembangan  sarana  dan prasarana yang dimiliki.Pada  sisi  lain,  Yulius  Sarjono  Eddy,  yang ditunjuk  sebagai  Wakil  Manajemen  menyatakan bahwa  dengan  sertifikasi  ISO  maka  kinerja organisasi dapat ditingkatkan karena adanya SOP yang  menjadi  pedoman  pelaksanaan  kegiatan. Awalnya  yang menjadi tantangan dalam pelaksanaan  ISO  ini  adalah  perubahan  kebiasaan bagi  semua  pegawai.  Namun  seiring  berjalannya waktu  dan  adanya  komitmen  yang  kuat  dari pimpinan  dan  seluruh  pegawai,  maka  proses adaptasi  dapat  berlangsung  dengan  baik  dan pelaksanaan  ISO  tidak  lagi  dirasakan  sebagai beban.

Keberhasilan mengimplementasik a n  sistem  manajemen  mutu  ISO  9001:2008  secara berkelanjutan  niscaya  akan  mengubah  wajah birokrasi pemerintah di mata masyarakat menjadi lebih baik . Faktor terpenting dari  pengimplementasian  tersebut  hanya  ada  pada niat  tulus  dan  komitmen  dari top  management serta seluruh jajaran aparat birokrasi yang terlibat di  dalamnya.  Juga  integritas  dan  kerja  keras.  Jadi bukan  hanya  sekedar  basa-basi,  atau  hanya sekedar  memperleh  sertifikat  untuk  dipajang  di dinding  sebagai  penghias  ruangan  kantor. (Edwardsyah  Nurdin/Dyan  Garneta  PS/Zita  Tessa Rahayani).

 

  1. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008di Lingkungan Inspektorat Jenderal Kementerian Perindustrian

Inspektorat  Jenderal  Kementerian Perindustrian sebagai Aparat Pengawas Intern Pemerintah  (APIP) telah  melakukan perubahan paradigma pengawasan, sehingga ukuran  keberhasilan  APIP  bukan  lagi  dari  jumlah  temuan  yang  didapatkan  tetapi  dari sejauh  mana  dapat  membantu  manajemen mengatasi  permasalahan  yang  timbul.  Nilai-nilai  yang perlu diperhatikan dalam pengawasan  tersebut  adalah  transparan,objektif, independen dan akuntabel. Untuk itu, APIP  harus  bekerja  secara  professional berdasarkan  suatu  sistem  yang  jelas  dan  terstruktur sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan.  Salah  satu  upaya yang  telah  ditempuh  dalam  mewujudkan keberhasilan APIP dengan nilai-nilai pengawasan  tersebut  adalah  mewujudkan Sistem  Manajemen  Mutu  di  lingkungan   Inspektorat Jenderal.  Sejak tahun 2009, Inspektorat Jenderal Kementerian Perindustrian telah memperoleh   sertifikat  Sistem  Manajemen  Mutu  ISO  9001:2008  yang  dikeluarkan  oleh  PT.  TUV  NORD Indonesia. Sistem Manajemen Mutu ISO  9001:2008 di Inspektorat Jenderal terdiri dari 1  (satu) Pedoman Mutu dan 25 (dua puluh lima)  Prosedur Mutu yang terdiri dari 15 (lima belas)  prosedur mutu di lingkungan Sekretariat Itjen,  2  (dua)  prosedur  mutu  di  lingkungan   Inspektorat dan 8 (delapan) prosedur mutu di   lingkungan wakil manajemen.

Untuk menjaga konsistensi penerapan   Sistem  Manajemen  Mutu  ISO  9001:2008  tersebut perlu komitmen dari seluruh pegawai  Inspektorat  Jenderal  yang  ditetapkan  dalam  dokumen  komitmen  yang  ditandatangani  oleh seluruh pimpinan dan penang -gungjawab  kegiatan  dari  masing-masing satuan  kerja  di  lingkungan  Inspektorat  Jenderal.  Dengan  ditandatangani  dan  diterapkannya  Sistem  Manajemen  Mutu  ISO 9001:2008  maka  seluruh  kegiatan/proses bisnis di lingkungan Inspektorat Jenderal telah sesuai  dengan  Standar  Operasional  Prosedur (SOP) dengan berupaya mewujudkan sasaran mutu  yang  telah  ditetapkan  dalam  Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Penerapan  Sistem  Manajemen  Mutu ISO  9001:2008  di  lingkungan  Inspektorat Jenderal  dapat  digambarkan  secara  garis besar, sebagai berikut:

1)      Kegiatan Operasional

dilaksanakan oleh  Inspektorat  I  s/d  IV  dalam  rangka  men-jalankan tugas dan fungsi Inspektorat Jenderal sebagai  aparat  pengawasan  intern  di lingkungan  Kementerian  Perindustrian. Adapun  kegiatan  yang  dilaksanakan  adalah melaksanakan  pengawasan  intern  terhadap kinerja dan keuangan antara lain melalui audit, reviu,  monitoring  dan  evaluasi  serta  pe-mantauan  atas  pelaksanaan  program/ anggaran,  pengelolaan  keuangan,  Sumber Daya  Manusia  (SDM),  Barang  Milik  Negara (BMN),  Sistem  dan  Metode  serta  pelayanan publik .  Untuk  menjamin  telaksananya kegiatan  audit  sesuai  ketentuan  dan  standar, Inspektorat Jenderal telah memiliki prosedur mutu pelaksanaan audit mulai dari penunjuk kan  auditor yang  akan melaksanakan audit sesuai dengan Program Kerja Pengawasan  Tahunan  sampai  dengan  hasil audit  berupa  daftar  temuan  sebagai  dasar pembuatan  laporan  yang  disampaik an kepada  auditi  berupa  Surat  Pengantar dilakukan  Auditor  sesuai  dengan  standar pelaporan  hasil  audit,  maka  terdapat  pula prosedur  mutu  yang  telah  disepakati  yaitu  prosedur mutu laporan hasil audit.

2)      Kegiatan  Penunjang  /  Fasilitasi

dilaksanakan  oleh  Sekretariat  Inspektorat Jenderal guna memfasilitasi dan mendukung terlaksananya kegiatan-kegiatan pengawasan di  lingkungan  Inspektorat  Jenderal.  Kegiatan tersebut antara lain:

  1. Penyusunan  dan  penerapan  Program  Kerja  Pengawasan  Tahunan  (PKPT ) guna memastikan bahwa seluruh objek pengawasan  telah  terjadwal  sesuai ketentuan  yang  berlaku;  menyusun program  dan  anggaran  sesuai  usulan dari  masing-masing  penanggung jawab kegiatan sampai dengan  tersusunnya  Petunjuk  Operasional Kegiatan  (POK)  untuk  dilaksanakan tepat waktu ;  menyusun dan menetapkan  Rencana  Operasional Kegiatan  (ROK )  untuk  menjamin pelaksanaan  kegiatan  sesuai  jadwal; dan  penyampaian  laporan  realisasi pelaksanaan  program.  Pelaksanaan kegiatan  tersebut  dilakukan  sesuai dengan prosedur yang telah disepakati yakni:   Prosedur  Mutu  Perencanaan  Pemeriksaan , Prosedur  Mutu Penyusunan  Rencana  Kerja  dan Anggaran, Prosedur  Mutu Penyusunan  Rencana  Operasional Kegiatan, dan Prosedur Mutu  Monitoring Pelaksanaan Program.
  2. Pemantauan tindak lanjut hasil pengawasan dilakukan setelah pelaksanaan  audit  selesai  dilakukan berdasarkan  SPM  sampai  dengan laporan  hasil  evaluasi  Tindak  Lanjut  Hasil  Audit  (TLHA).  Kegiatan  tersebut  dilaksanakan  untuk  menjamin  hasil  audit berjalan secara efisien dan efektif.  Kegiatan  pemantauan  ini  dilaksankan  sesuai dengan Prosedur Pemantauan Tindak  Lanjut  Hasil  Audit, dan Prosedur  Evaluasi  Laporan  Hasil Audit .
  3. Dalam  meningkatkan  kemampuan  SDM  Inspektorat  Jenderal,  diperlukan  pelatihan bagi para pejabat struktural/fungsional guna meningkatkan kemampuan  dalam  melaksanakan  kegiatan pengawasan. Kegiatan pelatihan  tersebut  dilakukan  sesuai dengan prosedur  mutu  pelatihan yang telah disepakati.
  4. Selain itu, guna menunjang pelaksanaan  kegiatan  operasional kesekretariatan  Inspektorat  Jenderal memberikan  pelayanan  administratif yang  berk aitan  dengan  kegiatan ketatausahaan.  Pelaksanaan  kegiatan administratif tersebut dijalankan sesuai dengan  prosedur  mutu  yang  telah disepakati, antara lain: Prosedur Mutu SPPD,  Prosedur  Mutu  Surat  Masuk dan  Prosedur  Mutu  Surat  Keluar, Prosedur Pengelolaan  Aset, Prosedur  Penyimpanan  B arang Persediaan,  Prosedur  Pengadaan, Prosedur    Peminjaman  Barang  / Inventaris dan Prosedur Pembayaran kepada Pihak III.

 

3)      Kegiatan  Manajemen

dilakukan oleh pimpinan dalam rangka mengendalikan penerapan  Sistem  Manajemen  Mutu  ISO9001:2008  di  Inspektorat  Jenderal  dan m e m p e r t a h a n k a n   s e r t i f i k a t   S i s t e m  Manajemen  Mutu  ISO  9001:2008  setiap tahunnya. Di samping itu, untuk pelaksanaan  kegiatan  di  Inspektorat  Jenderal  diterapkan  sesuai dengan prosedur yang telah disepakati.  Prosedur  yang  diterapkan  pada  kegiatan  manajemen antara lain terdiri dari:

  1. Prosedur Pengendalian Dokumen
  2. Prosedur Pengendalian Catatan
  3. Prosedur Audit Internal
  4. Prosedur  Pengendalian  Produk  Yang Tidak Sesuai
  5. Prosedur Tindakan Perbaikan
  6. Prosedur Tindakan Pencegahan
  7. Prosedur Tinjauan Manajemen
  8. Prosedur Kepuasan Pelanggan

Dalam rangka mempertahankan perolehan sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO  9001:2008  tersebut,  setiap  tahunnya dilakukan kegiatan yang terdiri dari:

a)      Kegiatan Audit

Audit  Internal  dilakukan  oleh  auditor yang  telah  mengikuti  pelatihan  audit internal  dan  memiliki  sertifikat  audit internal.  Auditor  internal  tersebut melaksanakan audit terhadap kegiatan operasional,  penunjang/fasilitasi  dan manajemen  sesuai  dengan  pedoman mutu dan seluruh prosedur mutu yang ada.  Hasil  audit  internal  berupa temuan-temuan  yang  harus  segera diperbaiki.

Audit Eksternal dilakukan oleh auditor eksternal  yang  berasal  dari  PT  TUV NORD  Indonesia  dalam rangka memantau  pelaksanaan  kegiatan  di lingkungan Inspektorat Jenderal sesuai dengan  pedoman  mutu  dan  prosedur mutu  yang  telah  disepakati.  Dalam pelaksanaan audit eksternal ini, apabila ditemukan temuan bersifat minor agar segera     diperbaiki    sampai      dengan waktu  yang  disepakati,  dan  apabila ditemukan  temuan  bersifat  major maka Inspektorat Jenderal dianggap tidak dapat  mempertahankan Sertifikat ISO 9001:2008.

b)      Survei Kepuasan Pelanggan

Kepuasan  Pelanggan  di-lakukan  melalui  survei  dengan penyebaran  kuesioner  kepada pelanggan  (auditi)  Inspektorat Jenderal. Survei ini dimaksudkan untuk  memahami  dan memastikan pelaksanaan  kegiatan  pengawasan  berjalan sesuai  dengan  ketentuan  dan prosedur  yang  ada.  Selain  itu, survey  juga  bertujuan  untuk melayani  pelanggan  lebih  baik dari sebelumnya sehingga  tanggapan dari pelanggan dapat digunakan  sebagai  umpan  balik untuk  meningkatkan  kinerja Inspektorat Jenderal. Pada  tahun 2011,  berdasarkan  kuesioner  yang telah  diisi  oleh  auditi  dan dikembalikan  ke  Inspektorat Jenderal,  dapat  disimpulkan bahwa  survei  sebanyak  82,73% kuesioner  kembali  tepat  waktu dengan  hasil  dapat  dikate -gorikan  puas  dan  sangat  puas sebesar  95,74 % .  J aw a b a n  responden  yang  masuk  dalam skala 3 yaitu puas sebesar 29,24% dan  jawaban  dengan  skala  4 yaitu sangat memuaskan sebesar 66,51%.

  1. PENERAPAN SMM ISO 9001:2008 sebagai bentuk pelaksanaan system pengendalian intern

Seiring  berjalannya  waktu,  paradigma pengawasan mulai  berangsur-angsur berubah  menjadi  suatu  pengawasan  yang akan  menghantar  unit  kerja  meningkatkan kinerjanya  sesuai  rencana  dan  peraturan perundang-undangan.  Oleh  karena  itu, strategi  pengawasan  yang  digunakan  lebih mengutamak an  pengawasan  preventif dengan  fokus pembinaan ,  advokasi ,  pendampingan dan pengendalian terhadap setiap kegiatan melalui efektivitas proses tata kelola  yang  baik  (good  governance  processes) dan  manajemen  risiko  (risk  management). Sehingga, Inspektorat Jenderal sebagai aparat pengawas  intern  berperan  untuk  mencegah terjadinya  kesalahan  dan  penyimpangan dalam  pelaksanaan  kebijakan  dan program kerja.

Dalam  menjalankan  peranan tersebut,  Inspektorat  Jenderal mendorong dan   memprakarsai  terselenggaranya  Sistem  Pengendalian  Intern  Pemerintah  (SPIP)  yang  merupakan proses integral pada tindakan dan  kegiatan yang dilakukan secara terus-menerus  oleh  pimpinan  dan  seluruh  pegawai  untuk  memberik an  keyak inan  memadai  atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan,  pengamanan  aset  negara,  dan ketaatan  terhadap  peraturan  perundang-undangan  yang  diselenggarakan  secara menyeluruh  di  lingkungan  Kementerian Perindustrian baik pusatmaupun daerah. Salah  satu  upaya  dalam  menye -lenggarak an  SPIP  adalah  membangun komponen      infrastruktur       SPIP        melalui penyusunan SOP  y ang  penerapannya  diduk ung  dengan  standar isasi  Sistem Manajemen  Mutu  ISO.  Hal  ini  diperlukan karena   dengan  diterapkannya Sistem Manajemen  Mutu  ISO  dalam  suatu  unit  kerja dapat  memastikan  peningkatan  efektifitas  dan efisiensi pelaksanaan kegiatan mulai dari tahap  perencanaan,  pelaksanaan  sampai dengan  proses pengendalian  dalam  mewujudkan  unit  organisasi  yang  bebas korupsi,  kolusi  dan  nepotisme.  Penerapan sistem  manajemen  mutu  ISO  9001  dapat memberikan  manfaat  secara  internal,  antara lain: dalam setiap kegiatan terdapat pedoman kerja yang standar, sistem kerja yang ada juga semakin meningkat lebih baik dan konsisten. Selain  itu,  penerapan  Sistem  Manajemen Mutu ISO 9001 juga memberikan manfaat bagi pihak  manajemen, sehingga pihak manajemen  semakin  yakin  bahwa  sistem dalam  melaksanakan  kegiatan  berjalan objektif  sehingga  ak an  meningk atk an efektivitas dan efisiensi dan dapat digunakan sebagai landasan untuk peningkatan berkesinambungan. Sedangkan manfaat yang dirasakan oleh pihak luar (eksternal) organisasi yakni  pelanggan/stakeholder  adalah  pihak pelanggan akan  semakin  meningkat kepercayaan  dan  kepuasan  terhadap  kinerja organisasi  yang  telah  menerapkan  Sistem Manajemen  Mutu  sehingga  nantinya ‘citra’ organisasi  tersebut  akan  semakin  meningkat dan berdaya saing. Sebelum  menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO di suatu unit organisasi, perlu  diketahui  dahulu  bahwa  ISO  9001 merupakan  aturan  untuk  unit  organisasi dalam  menjalankan  proses/bisnis  dengan tujuan  untuk  memuaskan pelanggan.  Sehingga  pr insip  dar i  penerapan  ISO 9001:2008  adalah  dengan  menulis  apa  yang dikerjakan (write  what  you  do),  kerjakan  apa yang ditulis (do what you write) dan periksa dan tinjau  (review  and  verify!)  dengan  fokus terhadap efektivitas sistem manajemen mutu dalam  rangka memenuhi persyaratan  pelanggan.

Setelah  memahami  prinsip  tersebut,  dalam  melaksanakan  penerapan  Sistem  Manajemen  Mutu  ISO 9001:2008 ada beberapa  tahapan  yang  perlu  dilalui.  Sehingga  nantinya  penerapan   Sistem Manajemen  Mutu  ISO  9001:2008  tersebut  dapat  diakui  dan  disertifikasi  oleh  Badan  Standar Nasional maupun Internasional yang  telah  diakui  untuk  mengeluarkan  sertifikat  ISO.

Tahap  pertama  yang  perlu  dilakukan adalah penetapan  komitmen  menajemen puncak. Halini dilakukan karena manajemen puncak  memiliki  kewenangan untuk memutuskan  dan  menetapkan  keputusan strategis  dari  organisasi  berkaitan  dengan kebutuhan,  tujuan,  produk  yang  ak an dihasilkan,  proses  dan  ukuran  yang  akan dicapai  organisasi  yang  dipimpinnya  serta menetapkan  struktur  organisasi  yang diperlukan dalam mendukung  tujuan organisasi.  Komitmen  manajemen  puncak juga  dilakukan  untuk  menetapkan  kebijakan dan  sasaran  mutu  yang  akan  dijalani  unit kerjanya serta memastikan penetapan sasaran mutu dijalankan secara konsisten.

Tahap  ketiga  adalah  memberikan pelatihan kesadaran mutu dan dokumentasi  dalam  rangka  membangun kesadaran  mutu  bagi  manajemen,  para  tim dan  karyawan  untuk  menerapkan  ISO  9001 serta memberikan pemahaman bagi para tim. Pelatihan  ini  antara  lain  berupa  pelatihan kesadaran  mutu  (quality  awareness)  bagi Direksi  dan  Tim ISO  sehingga  dapat  memberikan  pemahaman  mengenai  segala hal  yang  berkaitan  dengan  pelaksanaan  ISO 9001   sehingga  semua  pihak dapat  melaksanakan dengan penuh pengertian.Tahap  keempat  adalah  mengidentifikasi  proses  bisnis.  Dalam tahapan  ini,  organisasi  mengidentifikasikan, dan mengelola proses-proses yang dibutuhkan  dalam  mendukung  terwujudnya tujuan  organisasi  berdasark an  dengan sumber daya yang  dimiliki dengan memperhatikan kepuasan           pelangganterhadap  pelaksanaannya.  Identifikasi  proses  bisnis  ini  penting  dilakukan  dalam  rangka menentukan  kriteria  dan  metode  yang diperlukan  untuk  memastikan  pelaksanaan dan  pengendalian  di  organisasi  berjalan efektif.

Tahap  kelima  adalah mendesain sistem dan  pendokumentasian. Penyusunan  desain  dan  pendokumentasian  Sistem  Manajemen  Mutu  ISO  9001:2008  dilakukan  oleh Tim  ISO  dengan  dibantu  oleh  personil inti dari bagian terkait. Dokumentasi  sistem  manajemen   mutu meliputi: dokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran  mutu,  pedoman  mutu  yang  menjelaskan  langk ah-langk ah  kegiatan  yang  harus  dilakukan dalam suatu proses tertentu terkait  dengan  penerapan  ISO  serta  catatan  lainnya yang  dipersyaratkan oleh Standar  Internasional  yang  berupa  arsip  surat menyurat,  formulir-formulir  isian,  daftar periksa,  hasil  uji  coba  dan  test,  buku  laporan dan lain sebagainya.

Tahap  selanjutnya  yakni penerapan ISO  9001:2008  di  lingkungan  unit  organisasi. Penerapan  ini  dilakukan  berdasarkan  semua persyaratan  dan  ditujuk an  agar  dapat diterapkan  pada  semua  unit  organisasi. Penerapan dilakukan sesuai dengan dokumen terakhir  yang telah direvisi  dan disempurnakan. Dengan  dilaksanakan penerapan  ISO  9001:2008  diharapkan  kinerja unit instansi menjadi lebih terarah dan efektif, karena semua kegiatan yang dilakukan sudah sesuai  dengan  Standar  Operasional  Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan.

Tahap ketujuh adalah Pelatihan Audit Internal,  yang  berupa  pelatihan  tentang proses  audit  Sistem  Manajemen  Mutu  ISO 9001:2008  kepada  auditor  internal.  Pelatihan ini  dilakukan  sebelum  pelaksanaan  audit internal  dilakukan.  Dalam  pelatihan  tersebut para  auditor  internal  diberi  pemahaman  dan dilatih  untuk  melaksanakan  audit  internal yang  sesuai  dengan  standar  audit  ISO 19011:2002.Setelah  dilakukan  pelatihan  audit internal,  para  auditor  internal  yang  telah memiliki  sertifikat melaksanakan  Audit Internal  terhadap  pelaksanaan  kegiatan untuk   melihat  apakah kegiatan  yang  dijalankan  telah  sesuai  dengan  SOP.  Perlu diingat  bahwa  pemilihan  auditor  dan pelaksanaan  audit  harus  dapat  dipastikan  keobjektifan  dan  ketidakberpihakan  para  auditornya.  Auditor  tidak  boleh  mengaudit  pekerjaan  mereka  sendiri.  Tanggung  jawab  dan persyaratan untuk perencanaan   pelaksanaan  audit,  pelaporan  hasil  dan  pemeliharaan  rekaman  harus  ditetapkan  dalam prosedur yang terdokumentasi. Dalam  pelaksanaan  audit  internal  ada  beberapa  persyaratan yang harus dilakukan, yakni:

  1. Adanya prosedur pelaksanaan audit;
  2. Dilakukannya  pemilihan,  pelatihan  dan penunjukan audit internal;
  3. Dilakukan  minimal  1  (satu)  kali  dalam setahun  untuk  mengaudit  seluruh  sistem manajemen  mutu  dan  fungsi  dalam organisasi/perusahaan;
  4. Adanya laporan audit sebagai catatan; dan  Dilakukannya  tindak  lanjut  hasil  temuan audit internal.

Selanjutnya,  hasil  dari  pelaksanaan audit internal tersebut dilakukan peninjauan oleh  Manajemen  dari  pimpinan  puncak bersama dengan Tim Audit Mutu Internal dan Wakil  Manajemen  untuk  melakukan  evaluasi dan  kajian  terhadap  hasil  pelaksanaan  audit internal  tersebut.  Tujuannya  adalah  untuk melakukan  perencanaan  tindakan  perbaikan terhadap hasil temuan audit dan menentukan tindakan-tindakan  yang  efektif  dan  efisien dalam  menyelesaikan  temuan  Audit  internal tersebut  sehingga  pada  saat  dilaksanakan audit  eksternal  temuan  tersebut  telah terselesaikan.

Tahap  terakhir  dalam  penerapan  ISO 9001:2008 adalah dilakukannya Pelaksanaan Audit  Eksternal  oleh  Badan  Sertifikasi I ndependen  yang  ak an  mengeluarkan sertifikat pelaksanaan ISO 9001:2008. Apabilatidak  ditemukan  temuan  mayor  dalam  pelaksanaan  audit  eksternal  tersebut  maka unit  organisasi  yang  bersangkutan  akan mendapatkan Sertifikat ISO 9001:2008. Setelah  ser tifik at  ISO  9001:2008 diperoleh ,  guna  memelihara  Sistem Manajemen  Mutu perlu dilaksanakan kedisipinan/kekonsistensian dalam menerapkan pelaksanaan kegiatan sesuai SOP dan  usaha  yang  berkesinambungan  dari seluruh pihak disertai komitmen dan motivasi dari pimpinan untuk meningkatkan mutu.Berdasarkan  tahapan  penerapan  ISOtersebut,  seluruh  unit  kerja  di  lingkungan Kementerian  Perindustrian  pada  prinsipnya dapat  menerapkan  Sistem  Manajemen  Mutu ISO  yang  ditetapkan  dengan  sertifikasi  ISO 9001:2008.  Untuk  itu  dihimbau  kepada seluruh  unit  kerja  agar  melaksanakan  Sistem Manajemen  Mutu  ISO  9001:2008  sehingga kegiatan  di  Lingkungan  Kementerian Perindustrian  dapat  berjalan  efektif  dan efisien.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

KESIMPULAN

Fokus  utama  ISO  adalah  untuk  kepuasan pelanggan, hal ini menunjukkan penerapan ISO yang lebih dibutuhkan oleh perusahaan swasta.  Bagaimana  kita  melihat  ISO  dari sudut pandang instansi pemerintah?Paradigma  awal  yang  berkembang  yakni pemerintah  adalah  penguasa,  sehingga  ISO lebih cocok di sektor non pemerintah/swasta. Padahal  esensi  pelanggan  adalah  siapa  yang harus  kita  layani.  Nah  barulah  akhir-akhir  ini disadari  bahwa  instansi  pemerintah  perlu menjadi  contoh dalam memberikan pelayanan pada  stakeholdernya  yak ni masyarakat atau publik.

Kepuasan  pelanggan  bisa  dianalogikan kepuasan publik? Ya,  output  yang  dihasilkan  pemerintah  kan berkaitan dengan pelayanan masyarakat atau publik,  sehingga  jika  dikelola  dengan  baik, ak an  ada  jaminan  bahwa  masyarak at diberikan kepuasan; dan dari situ akan timbul kepercayaan  dari  publik  bahwa  sistem manajemen pemerintah dikelola dengan baik.Apakah  implementasi  ISO  9001:2008  di sektor  pemerintah  berhubungan  dengan tata kelola pemerintahan yang baik?Ya,  penerapan  ISO  ini  berhubungan  erat dengan  tata  kelola  pemerintahan  yang  baik. Untuk  membangun good governance,  pengelolaan harus dalam bentuk sistem yang dituangkan dalam bentuk sistem operational prosedur (SOP). Selama ini mungkin ada SOP namun  tidak  ada  yang  mengawasi  dan  SOP tersebut  belum  tentu  dijalankan.  Dengan demikian  perlu  ada  yang  mengawasi,  dalam hal  ini  pihak  ketiga.  Begitu  sebuah  instansi memperoleh  sertifikasi  ISO,  maka  akan  ada yang  mengawasi.  Kalau  tidak  melaksanakan berarti sistem tata kelolanya sudah tidak baik, maka  sertifikat  tersebut  dinyatakan  tidak   berlaku lagi.

Apakah  ada  kaitannya  implementasi  ISO dengan pengendalian intern suatu instansi? Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) didasarkan  pada  Peraturan  Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008. SPIP itu harus memiliki sistem dan agar SPIP tidak turun (kualitasnya) maka harus “diganjal” dengan ISO. Jadi dalam hal  ini  ISO  bisa  “memaksa”  orang  untuk melaksanakan   pengendalian.  Karena seandainya ISO tidak dijalankan sebagaimana mestinya maka sistem pengendalian menjadi tidak optimal.

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Santoso, 1992. Prosedur dan Dokumentasi menurut ISO. Jakarta : PT. Sagitarius

http://www. management.com

http://www.kemenperin.go.id

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s